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El ahorro de tiempo y dinero es un argumento irrebatible a la hora de decidir si una empresa migra a un servicio de factura electrónica o sigue facturando utilizando el papel.  La realidad es que existen seis tipos de ahorros por los que las empresas deberían pasarse a este sistema.

El primero de ellos es ahorro en costes de facturación: frente al a factura tradicional, la emisión electrónica de facturas permite un ahorro estimado del 67%, ya que se reducen los costes en la manipulación de papel, el recuerdo de los pagos, la gestión de la tesorería, el archivo de los documentos, etc.

Además, tendrá un ahorro en costes de gestión o costes por factura. La emisión de estas tiene un coste por unidad de $ 14.394,86 cuando se realiza en papel y de $ 5.305,07 cuando se utiliza el formato electrónico. La diferencia es aún mayor cuando se trata de la recepción de facturas, que pasa de los $ 23.355,26 en papel a solo $ 7.343 en formato electrónico.

Adicionalmente, se obtendría un ahorro en costes de almacenamiento: abandonar el papel y comenzar a facturar electrónicamente supone liberar cajones, archivadores… un gran espacio. Al reducirlo, se puede llegar a alcanzar unos ahorros del 81%.

Renglón seguido, este paso constituye un ahorro en tiempo: la facturación electrónica acorta los tiempos de entrega de las facturas y reduce todo el proceso de pago entre empresas o entre usuarios y empresa. En emisión, se estima que el tiempo manual dedicado a la creación, impresión, manipulación y ensobrado, envío y archivo por factura en papel es de 1 minuto y 33 segundos; mientras que, con la factura electrónica, el tiempo de creación, envío y archivo pasa a ser de 30 segundos.

En recepción, con la factura en papel son necesarios unos 9 minutos para la recepción, manipulación del correo, verificación y revisión de la factura, registro de datos en el sistema y archivo manual; mientras que sólo 2 minutos y 30 segundos son los que se necesitan para la recepción, verificación, revisión, registro y archivo de una factura electrónica.

Así mismo, se ahorrara el engorroso trabajo de hacer tareas rutinarias: por cada 20 facturas emitidas se ahorra más de media hora de trabajo mientras que, por el mismo volumen, en recepción se ahorran 3 horas. Esto permite a las empresas reducir tareas improductivas y enfocarse en labores que generen mayor eficiencia a la gestión.

Finalmente, y si piensa en verde, piense en el ahorro medioambiental: cada millón de facturas en papel precisa de 10.000 kg de madera. Al pasar al formato electrónico, ese millón de facturas evita la tala de 56 árboles y se reduce un 0,72 Tm emisiones de CO2.

 

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